■ 요약
공개로 기안한 결재문서를 전사문서함에 저장하면 누구든 문서를 열람할 수 있습니다.
■ 기능
전사문서함 | 문서 유형 | 열람 | 열람 해결방법 | 열람설정 권한자 |
접근권한 있음 |
공개 | 가능 | - | - |
비공개 | 불가 | 열람자 추가 | 결재문서 관리자 | |
접근권한 없음 |
공개 | 접근불가 | 권한자 추가 | 사이트 관리자 |
비공개 | 접근불가 | 권한자 / 열람자 추가 | 사이트 / 결재문서 관리자 |
※ 권한자 : 해당 문서의 기안자/결재자/참조자/열람자 등 열람에 대한 기본 권한을 갖는 사용자
① 전사 문서함을 통해 문서를 공유할 경우
- 전사문서함의 접근권한이 필요하며
- 비공개 문서일 경우는 문서에 대한 접근권한이 있는 사용자만 열람할 수 있습니다.
② 관리자가 전자결재 문서의 공개여부를 공개/비공개로 선택할 수 있습니다.
- 비공개 문서의 경우 문서의 기안자/결재자/참조자/열람자 등 권한이 있는 사용자만 열람가능합니다.
- 공개 문서의 경우 문서의 접근권한이 없어도 모든 사용자가 열람할 수 있습니다.
③ 누구든 다른 부서의 문서도 열람할 수 있도록 설정하려면 관리자가 다음과 같이 설정하면 됩니다.
- 전체 사용자가 전사문서함에 접근할 수 있도록 설정
- 해당 양식을 공개상태로 설정
- 해당 양식을 전사문서함에 저장되도록 설정
위 설정이 완료된 이후부터 기안되는 문서는 [전사문서함]에 저장되어 모든 사용자가 열람할 수 있습니다.
■ 설정하기 (관리자)
<전사 문서함 공개 설정 방법>
① 관리자페이지(SiteAdmin) ▶ 메뉴 관리 ▶ 전자결재 ▶ 전사 문서함
② 문서함 선택 ▷ 사용여부 ▷ 정상 ▷ 접근 권한 ▷ 전체 사용자 ▷ 저장
<양식의 공개여부 설정 방법>
① 관리자페이지(SiteAdmin) ▶ 메뉴 관리 ▶ 전자결재 ▶ 결재 양식
② 일괄설정 ▷ 공개여부 ▷ 공개 체크 ▷ 확인
- 공개여부 해제 시 비공개로 설정됩니다. 비공개 문서는 권한자만 열람할 수 있습니다.
※ 변경 이후 기안되는 문서부터 적용됩니다.
<양식에 전사 문서함 지정 방법>
① 관리자페이지(SiteAdmin) ▶ 메뉴 관리 ▶ 전자결재 ▶ 결재 양식
② 폴더 및 양식 클릭 ▷ 기본 ▷ 전사 문서함 보관 폴더 옆 펜슬 클릭
③ 문서함 지정 ▷ 확인 ▷ 하단 저장
※ 변경 이후 기안되는 문서부터 적용됩니다.