개인 문서함 분류/공유

개인 문서함 안내

전자결재를 작성하거나, 결재자, 참조자로 지정된 경우 개인 문서함에서 결재문서를 조회할 수 있습니다.

개인 문서함은 결재문서를 조회하고 처리하기 위한 [기본 문서함]과 결재 완료 또는 작성한 문서를 분류해서 빠르게 조회하기 위한 [추가된 문서함]으로 구성되어 있습니다.

전자결재 기반으로 업무를 많이 진행하시는 경우에는 기안 문서함에 많은 결재문서가 보관되어서 검색만으로는 빠르게 원하는 문서를 찾아내기 어려울 수 있습니다. 양식별, 업무내용별, 부서별로 문서함을 생성하고, 자동 분류 옵션을 적용하게 되면 보다 효율적으로 결재문서 관리가 가능합니다.

개인 문서함 생성

결재문서를 분류하기 위해 개인 문서함에 추가된 문서함을 생성하는 방법을 확인해 보겠습니다.

1. 전자결재 > 개인 문서함의 설정(⚙️) 클릭
2. [추가] 클릭
3. 개인 문서함명 입력
4. [확인] 클릭
5. 개인문서함 생성 완료

개인 문서함 분류

추가로 생성한 개인 문서함에 전자결재 문서를 분류하는 방법을 안내해 드리겠습니다.

기안, 결재, 참조/열람, 수신 문서함과 임시 저장함의 문서 조회 후 개인 문서함으로 분류 할 수 있습니다.

1. 분류할 문서가 있는 개인 문서함 클릭
2. 분류할 문서 체크
3. [개인 문서함 분류] > [분류] 클릭
4. 분류할 문서함 클릭
5. [확인] 클릭
6. 추가된 문서함 클릭 > 분류한 결재 문서 확인 가능

검색 조건을 이용하여 양식, 기안자, 제목 등으로 조회한 후 전체 체크하여 개인 문서함으로 분류하는 방법으로 쉽고 빠르게 결재 문서 분류가 가능합니다.

결재문서 자동분류

기안, 결재, 참조/열람, 수신 문서함과 임시 저장함의 문서에 자동분류 규칙을 적용하면, 이후에 도착, 생성한 문서를 자동으로 개인문서함에 분류할 수 있습니다.

1. 전자결재 > 개인 문서함의 설정(⚙️) 클릭
2. 자동분류 탭 클릭
3. 자동분류 규칙 적용함 클릭
4. 저장 클릭
5. 자동분류를 적용할 결재문서가 있는 개인 문서함 선택
6. 자동분류 규칙 적용할 결재문서 체크
7. 개인 문서함 분류 클릭
8. 자동분류 클릭
9. 자동분류 규칙 설정
   (문서함, 제목, 양식명, 기안자, 기안부서 조건)
10. 규칙에 만족하는 결재문서를 보관할 개인 문서함 선택
11. 확인 클릭

자동분류 조건을 적용한 이후에 도착, 작성한 문서부터 자동분류가 적용됩니다. 이전에 도착한 문서는 수동 분류를 이용하여 개인문서함으로 분류해야 합니다.

결재 문서함 공유

개인 문서함에 공유 권한을 추가하여 문서함의 결재문서를 다른 사용자, 부서에서 조회할 수 있도록 설정하는 방법입니다. 결재문서의 공개/비공개 설정에 따라 접근 권한이 없는 사용자는 문서함이 공유되더라도 결재문서 내용을 확인할 수 없습니다.
다만 비공개 문서라도 제목을 확인할 수 있도록 설정한 경우 공유 받은 사람이 공유 문서함에서 결재문서 제목을 확인하고, 기안자에게 별도로 요청하여 열람 권한을 부여 받게되면 해당 문서 내용을 조회할 수 있습니다.

1. 전자결재 > 개인 문서함의 설정(⚙️) 클릭
2. 공유할 개인 문서함의 [공유] 클릭
3. [공유 추가] 클릭
4. 조직도에서 공유할 사용자, 부서 선택
5. [확인] 클릭

개인 문서함을 공유 받은 사용자는 <공유된 문서함>에서 확인 가능합니다.