부서 문서함 안내
다우오피스에서 사용자가 작성한 모든 결재문서는 기본적으로 부서(조직)별로 보관됩니다. 부서 정보가 없는 부서 미지정 사용자는 전자결재를 작성할 수 없고, 같은 부서에 속한 사용자는 부서 문서함에서 같은 부서의 사용자가 작성한 결재문서를 공개권한, 보안등급에 따라 조회할 수 있습니다.
부서 문서함도 개인문서함과 같이 시스템에서 자동으로 제공하는 기본 문서함과 보다 빠른 분류를 위해 부서별로 생성할 수 있는 추가된 문서함을 제공합니다. 기본 문서함의 결재문서는 삭제하거나 문서함을 이동할 수 없으며, 추가된 문서함에 분류된 결재문서를 삭제하거나 이동해도 기본 문서함의 문서는 영향을 받지 않습니다.
부서 문서함을 사용하기 위한 설정 방법과 활용 방법을 확인해 보겠습니다.
부서 문서함 사용 설정
다우오피스 개설 및 조직설계에서 부서 생성시 기본 값으로 부서 문서함은 사용함으로 생성됩니다.
필요에 따라 부서 문서함을 사용하지 않으실 경우 사용 여부를 변경하실 수 있습니다.
ⓘ 관리자 권한이 필요한 기능입니다.
- 관리자페이지 접속 후 메뉴관리 > 전자결재 > 부서 문서함 클릭
- 부서 문사함 사용 설정 클릭
- 부서 일괄 셋팅에서 부서별 문서함 사용여부 체크
- [확인] 클릭
부서 문서함 담당자 지정
부서 문서함의 결재 문서를 분류하기 위한 추가된 문서함을 생성하거나 삭제할 수 있는 권한을 부서 문서함 담당자에게 부여할 수 있습니다. 다른 부서의 사용자를 부서 문서함 담당자로 등록하면 해당 부서의 결재문서 목록을 조회할 수 있고, 조회 권한이 있는 문서는 부서 문서함에서 직접 열람할 수 있습니다.
(조직 개편등으로 기존 결재문서를 타부서 소속 사용자가 열람해야 하는 경우 쉽게 권한 부여가 가능합니다.)
부서 문서함 담당자를 추가할 수 있는 권한은 사이트관리자, 부서장, 부서 문서함 담당자 입니다.
- 전자결재 > 부서 문서함 설정(⚙️) 클릭
- [+담당자 추가] 클릭
- 조직도에서 담당자 선택
ⓘ 관리자 권한이 필요한 기능입니다.
- 관리자 페이지 접속 > 메뉴관리 > 전자결재 > 부서 문서함 클릭
- [부서 선택] 클릭 후 조직도에서 부서 선택
- 설정(⚙️) 클릭
- [+담당자 추가] 클릭
- 조직도에서 담당자 선택
부서 문서함 생성
결재문서가 많은 경우 부서별로 결재문서를 기안자, 양식, 제목으로 분류하여 관리하거나, 타부서, 사용자와 결재문서를 공유하기 위해 하나의 문서함을 만들고 공유 설정하는 방식으로 부서 문서함을 활용할 수 있습니다.
부서 문서함을 생성하는 방법을 확인해 보겠습니다.
- 전자결재 > 부서 문서함에서 설정(⚙️) 클릭
- [+추가] 클릭
- 부서 문서함명 입력
- [확인] 클릭
부서 결재문서 분류
부서 문서함도 개인 문서함과 마찬가지로 수동 분류와 자동 분류 기능을 제공합니다.
수동 분류 방법
- 분류할 결재문서가 있는 부서 문서함 선택
- 수동 분류할 결재문서 체크
- [부서 문서함 분류] > [분류] 클릭
- 분류할 문서함 선택
- [확인] 클릭
- 추가된 문서함에서 분류한 결재문서 확인 가능
자동 분류 방법
자동 분류 규칙을 적용하면 결재문서가 작성되거나, 참조, 수신함으로 도착하면 자동으로 추가된 문서함으로 분류됩니다.
- 자동분류 적용할 결재문서가 있는 문서함 선택
- 자동 분류 규칙 적용할 문서 체크 (1건씩만 규칙 적용 가능)\
- [부서 문서함 분류] > [자동분류] 클릭
- 자동분류 규칙 설정
(문서함, 제목, 양식명, 기안자, 기안부서 조건) - 규칙에 만족하는 결재문서를 보관할 부서 문서함 선택
- [확인] 클릭
부서 문서함 공유
부서 문서함에 공유 권한을 추가하여 문서함의 결재문서를 다른 사용자, 부서에서 조회할 수 있도록 설정하는 방법입니다. 결재문서의 공개/비공개 설정에 따라 접근 권한이 없는 사용자는 문서함이 공유되더라도 결재문서 내용을 확인할 수 없습니다.
다만 비공개 문서라도 제목을 확인할 수 있도록 설정한 경우 공유 받은 사람이 공유 문서함에서 결재문서 제목을 확인하고, 기안자에게 별도로 요청하여 열람 권한을 부여 받게 되면 해당 문서 내용을 조회할 수 있습니다.
- 전자결재 > 부서 문서함에서 설정(⚙️) 클릭
- 공유할 부서 문서함의 [공유] 클릭
- [공유 추가] 클릭
- 조직도에서 공유할 사용자, 부서 선택
- [확인] 클릭