참조, 열람 차이
전자결재 문서의 결재, 합의등 결재선에 포함되지 않은 사용자에게 문서 열람 권한을 부여하는 방법으로 참조와 열람 기능을 제공합니다. 문서에 대한 접근 권한과 결재 진행 상황에 따라 참조자는 결재 진행중인 문서 조회가 가능하지만, 열람자는 문서가 결재완료된 후에만 접근할 수 있습니다.
- 참조 : 참조자는 기안자나 결재자가 문서 상신시, 결재 대기중인 상태일때 지정할 수 있으며, 결재 진행 중 또는 결재 완료 후에 문서를 열람할 수 있습니다. 참조자로 지정된 사용자는 결재 문서의 진행 상황을 확인할 수 있으며, 옵션을 설정하면 결재가 완료된 후에만 문서를 열람하도록 제한할 수 있습니다. 참조자는 부서, 사용자 별로 지정할 수 있습니다.
- 열람 : 열람자는 문서를 열람할 수 있는 권한이 있는 사용자로, 결재가 완료된 후에만 문서를 열람할 수 있습니다. 이미 결재가 완료된 문서는 열람자만 추가할 수 있습니다. 열람자는 사용자만 지정할 수 있습니다. (부서 지정 불가)
참조자와 열람자는 전자결재 문서 양식별로 사용 유무를 선택할 수 있으며, 양식별 고정 참조자, 열람자를 설정할 수 있고, 기안자와 결재자가 추가하거나 제거하는 방법도 제공합니다.
문서양식 참조/열람 설정
전자결재 참조자와 열람자 설정 옵션에 대해서 알아보겠습니다.
ⓘ 관리자 권한이 필요한 기능입니다.
결재 양식별 참조자, 열람자 설정 방법
- 관리자페이지 접속
- 메뉴관리 > 전자결재 > 결재양식에서 양식 선택
- 결재정보 탭에서 문서참조자, 문서열람자 사용여부 체크
기본 값 : 참조자 사용, 열람자 사용, 기안자가 참조자 수정 가능, 사용자가 지정 열람자 삭제 불가
참조자 열람 옵션 : 결재 진행중에도 열람 / 결재 완료후에만 열람 선택
기본 값 : 결재 진행중에도 열람
(결재완료 후 열람으로 참조자를 제한할 경우 열람자와 동일한 조회조건이기 때문에 되도록 참조자와 열람자를 구분해서 사용하시길 권장합니다.)
참조자 지정 방법/문서조회
전자결재 문서 상신시 참조자를 지정하는 방법과 참조자가 결재문서를 조회하는 방법을 알아보겠습니다.
참조자는 기안자가 문서 상신시, 결재자가 결재 대기시 지정할 수 있으며, 결재 완료된 문서는 결재선에 포함된 사용자가 열람자만 지정할 수 있습니다.
- 새 결재 진행 클릭
- 결재 양식 선택
- 확인 클릭
- 상단의 [ⓘ 결재정보] 클릭
- 참조자 탭 클릭
- 조직도에서 참조자로 지정할 부서, 사용자를 오른쪽 참조자 목록으로 드래그
- 확인 클릭
참조자로 지정된 사용자는 [참조/열람 대기 문서]에서 문서 조회가 가능합니다.
참조자, 열람자도 문서를 조회했을 경우 열람기록에 조회기록이 남게 됩니다.
열람자 지정 방법/문서조회
결재문서에 열람자를 지정하는 방법을 확인해보겠습니다.
열람자는 기안자가 문서 상신시, 결재자가 결재 대기시 지정할 수 있으며, 결재 완료된 문서는 결재선에 포함된 사용자만 열람자를 지정할 수 있습니다.
- 새 결재 진행 클릭
- 결재 양식 선택
- 확인 클릭
- 상단의 [ⓘ 결재정보] 클릭
- 열람자 탭 클릭
- 조직도에서 참조자로 지정할 사용자를 오른쪽 열람자 목록으로 드래그
- 확인 클릭
열람자로 지정된 사용자는 [참조/열람 대기 문서]에서 문서 조회가 가능합니다.
결재완료된 문서는 참조자를 추가할 수 없으며, 열람자만 지정할 수 있습니다.