전자결재 문서수신이란?
결재가 완료된 문서를 지정된 수신자 또는 특정 부서로 전달하는 기능입니다.
한 건의 결재 문서로 업무가 완료되는 경우도 있지만, 상황에 따라 기안 부서에서 상신한 결재문서의 내용을 수신 부서 또는 수신자에게 전달하고, 수신 받은 결재문서 내용을 기반으로 수신 부서내에서 별도로 업무 진행해야 하는 경우 문서 수신 기능을 활용할 수 있습니다.
예를 들어, 영업관련 부서에서 큰 규모의 수주가 발생해 매출 기안을 작성할 때, 매출기안서에 경영기획팀, 생산팀, 재무팀으로 수신 부서 지정하여 결재가 완료되면, 경영기획팀에서는 전자공시를 게시하기 위한 업무를 진행하고, 생산팀에서는 생산계획에 재무팀에서는 매출계획에 반영하는 형태로 문서수신 기능을 이용할 수 있습니다.
문서수신 기능 적용 방법
전자결재 처리 프로세스 중 여러 부서와 업무를 공유하고 협조하기 위한 문서 수신 기능 적용 방법 2가지를 안내해 드리겠습니다.
| 구분 | 결재선 수신 설정 | 문서수신 기능 설정 |
|---|---|---|
| 내용 |
양식에 결재선 [수신] 추가 하나의 결재문서로 여러부서가 업무 처리 진행 |
양식에 [문서수신-사용] 설정 |
| 장점 |
⭕업무 프로세스 단순하여 결재처리 속도 빠름 ⭕하나의 문서로 여러 부서가 동일한 정보 공유 |
⭕업무처리 부서별로 문서 구분하여 진행 ⭕기안자가 본인 소속 결재선까지만 상신 ⭕원본 결재문서를 수신부서에서 수정하여 재결재하여, 업무 변경사항을 쉽게 반영 ⭕결재문서 단계별로 참조자, 열람자 선택적 정보 공개 가능 |
| 단점 |
❌최초 기안자가 모든 결재선을 확인하여 상신 ❌복잡한 업무 진행사항, 변경사항이 많은 경우 결재의견, 댓글로 입력되어 진행단계 구분, 업무파악에 어려움 발생 ❌모든 내용이 결재, 참조자에게 공유되어 선택적 정보 제한 어려움 |
❌업무 절차가 복잡하고 결재처리 속도 느림 ❌1건의 업무에 여러개의 결재문서 생성 (원본 결재완료 문서 + 수신처 개수만큼 문서 복제) |
문서수신 설정 방식별 결재 처리 방식 요약
우리 회사의 업무처리 절차와 업무별 처리 방식에 따라 다양한 전자결재 처리 방식을 선택적으로 적용하실 수 있습니다.
결재선 수신 설정
결재 양식에 수신 결재선을 추가해서 하나의 결재문서에 수신자를 지정하는 방법을 확인 해보겠습니다.
ⓘ 관리자 권한이 필요한 기능입니다.
- 관리자페이지 접속
- 메뉴관리 > 전자결재 > 결재 양식 클릭
- 결재양식 목록에서 결재 양식 선택
- [양식 편집기] 클릭
- 수신 결재선을 삽입할 위치 클릭 후 기본항목에서 결재선 클릭
- 결재방 이름 변경
- ✅ 클릭하여 양식 편집 종료
- 하단의 [저장] 클릭
결재선 수신 설정 후 전자결재 문서 예시)
결재선에 기안-결재-수신을 구분하여 표시할 수 있으며, 하나의 결재 문서로 여러 부서가 업무 처리를 할 수 있습니다.
문서수신 기능 설정
결재 양식에 수신 기능을 사용 설정하고 수신처를 지정하는 방법을 확인해 보겠습니다.
ⓘ 관리자 권한이 필요한 기능입니다.
- 관리자페이지 접속
- 메뉴관리 > 전자결재 > 결재 양식 클릭
- 결재양식 목록에서 결재 양식 선택
- 결재정보 탭에서 [문서 수신 - ✅사용] 체크
옵션 1) 고정 수신처 사용자/부서 선택 후 추가
옵션 2) 사용자가 고정 수신처 수정 가능 여부 선택
옵션 3) 수신처에서 수신문서 수정 허용 여부 선택 - [양식 편집기] 클릭
- 수신 결재선을 삽입할 위치 클릭 후 고급항목에서 수신 결재선 클릭
- ✅ 클릭하여 양식 편집 종료
- 하단의 [저장] 클릭
문서수신 기능 설정 후 수신문서 예시)
- 수신문서는 결재문서 제목에 머릿말 [수신]으로 표시
- 원본 결재문서 결재선 정보 표시
- 수신부서 접수 후 수신 결재선 정보가 별도로 표시
기안시 수신자 지정 방법
전자결재 최초 기안시 문서의 수신자를 지정하는 방법을 안내해 드리겠습니다.
수신자 문서 접수/ 반송/처리
문서수신 기능을 적용해 기안한 경우 원본 결재문서가 최종 결재 완료되면, 수신 부서 부서장 또는 수신자로 지정된 사용자는 [결재 수신 문서]에서 해당 문서를 조회할 수 있습니다.
수신문서 접수 권한은 수신자로 부서를 지정했을 경우, 수신자로 사용자를 지정했을 경우 차이가 있습니다. 다우오피스 전자결재는 권한이 있는 사용자만 결재문서에 접근할 수 있도록 아래와 같이 수신 접수 권한이 부여됩니다.
| 구분 | 부서장 | 부부서장 | 부서원 | 비고 |
|---|---|---|---|---|
| 수신자 부서 지정 | 접수 가능 | 접수 가능 | 접수 불가 | |
| 수신자 사용자 지정 | 접수 가능 | 접수 가능 | 수신자만 접수 가능 | 수신자 이외에 부서장/부부서장이 접수 가능 |
부서장 담당자 지정
수신부서의 부서장이 결재문서에 담당자를 지정하는 방법을 확인해 보겠습니다.
- 전자결재 > 결재 수신 문서 클릭
- 목록에서 담당자 지정할 결재문서 선택
- 담당자 지정 클릭
- 담당자 지정 팝업에서 [+지정] 클릭
- 조직도에서 담당자로 지정할 사용자 선택
- [담당자 지정] 클릭
큰 규모의 조직에서 전자결재 기반으로 업무를 관리하실 때 수신문서의 담당자 지정 기능을 이용하시면 부서장은 쉽게 업무 담당자 지정과 업무 지시가 가능합니다.
담당자 변경이 필요한 경우 부서장과 담당자로 지정된 사용자가 변경할 수 있습니다.
양식별로 고정 담당자를 설정할 수 있나요?
전자결재 양식에 부서 또는 사용자를 수신자로 지정할 수 있지만, 담당자는 별도로 지정해야 합니다.
부서장 또는 고정 수신자가 접수 처리하는 방식으로 운영해보시길 권장해드립니다.
1. 결재양식 고정 수신자 지정 방법
2. 결재양식 고정 수신부서 지정 방법
담당자 접수/반송
문서수신 수신자 또는 업무담당자로 지정된 사용자가 결재문서를 접수, 반송하는 방법을 알아보겠습니다.
- 전자결재 > 결재 수신 문서 클릭
- 목록에서 접수할 결재문서 선택
- 접수 또는 반송 선택
- 팝업 확인창에서 [확인] 클릭하여 문서접수 완료
- 접수완료한 수신문서는 수신부서에서 [결재요청, 접수취소, 문서수정, 결재선지정] 가능
- 수신부서 결재자 지정에 따라 결재선 표시
접수 처리시 수신부서에서 수신문서의 내용을 수정하거나 내부 결재자를 지정하여 결재요청할 수 있고 원본 결재문서의 내용을 토대로 수신부서의 업무처리를 진행할 수 있습니다.
원본문서 내용에 오류나 수정이 필요한 경우 반송처리가 가능하며, 반송시 원본 결재문서 기안 문서함으로 수신문서가 반송됩니다. 반송시 수신문서만 반송되며, 원본 결재문서는 결재완료 상태로 영향을 받지 않습니다.
담당자,수신자인데 수신문서가 보이지 않아요.
1. 부서장이 직접 접수했거나, 다른 사용자를 담당자로 지정한 경우 부서장, 해당 사용자 이외에는 수신문서 조회가 불가능합니다.
2. 결재 수신 문서함의 상태별로 문서가 조회되어 [전체] 또는 [접수] 탭에서 조회해보시기 바랍니다.
수신부서 결재 진행
수신부서 담당자가 문서 접수 후 결재 진행하는 방법을 확인해 보겠습니다.
- 전자결재 > 결재 수신 문서 클릭
- 목록에서 처리할 결재문서 선택
- [접수] 클릭
- ⓘ 결재요청 클릭
- 조직도에서 결재자 지정
- 확인 클릭
- 결재요청 클릭
담당자는 수신문서 내용을 수정하거나 추가하여 결재요청이 가능합니다. 수신문서 결재요청시 원본 결재문서가 자동으로 연관문서로 등록되기 때문에 업무 히스토리 파악과 진행사항 공유를 쉽게 할 수 있습니다.