메일 자동분류 안내
혹시 너무 많은 이메일을 받은메일함에 쌓아두고 계시진 않으신가요?
메일함의 읽지 않은 메일 수가 +100건 이상이라면, 이제부터 메일 자동분류 기능으로 메일함을 정리할 기회입니다.
업무용 메일 관리에서 자동분류 및 자동전달 기능을 사용하지 않으면 너무 많은 메일이 쌓여 정작 중요한 메시지를 놓칠 위험이 큽니다. 또한, 수동으로 메일을 분류하고 전달하는 데 소요되는 시간이 업무 효율성을 떨어뜨리고, 업무 진행에 지장을 줄 수 있습니다.
자동분류와 자동전달 기능을 활용하면 다음과 같은 장점을 누릴 수 있습니다:
- 시간 절약: 중요한 메일을 빠르게 분류하고 전달함으로써 업무 진행 속도가 빨라집니다.
- 효율성 향상: 불필요한 메일 정리에 드는 시간을 줄여, 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.
- 실수 감소: 메일을 자동으로 분류하고 전달하여 실수를 줄이고, 신뢰성을 높일 수 있습니다.
다우오피스에서 제공하는 자동분류, 자동전달 기능으로 보다 스마트하고 효율적인 메일 관리를 경험해 보시기 바랍니다.
자동분류 설정
메일을 효율적으로 자동분류하기 위한 방법을 안내해드리겠습니다.
메일 자동분류 기능을 소개하기 앞서서, 메일을 자동 분류한다는 것도 결국 자료를 정리하는 것이기 때문에 개인마다 효율적인 정리 방법을 정해야 합니다.
다우오피스 메일을 효율적으로 정리하기 위한 방법으로 아래 순서대로 시작하실 것을 제안합니다.
1. 분류 기준 정하기
직종, 직무, 개개인의 업무에 따라 메일로 업무하는 방식과 정리해야 하는 목표가 다르기 때문에 자신에게 맞는 분류 기준을 정하는 것이 가장 중요합니다. 아래와 같은 분류 기준을 고민해보시면 좋을 것 같습니다.
| 기준 | 내용 | 방법 | 추천업무 |
|---|---|---|---|
| 프로젝트,업무 단위별 | 각 프로젝트별로 폴더를 생성하여 관련된 메일을 모두 모아 관리합니다. 이렇게 하면 특정 프로젝트와 관련된 모든 정보에 쉽게 접근할 수 있습니다. |
1. 프로젝트별 메일함 생성 2. 프로젝트명, 관련 발신자 기준으로 자동분류 적용 |
프로젝트 업무, 개발, 제조업 |
| 우선순위별 | 일의 중요도에 따라 폴더를 설정하거나 태그를 부여하여, 긴급한 메일과 비긴급한 메일을 구분합니다. 예를 들어, "긴급", "중요", "일반" 등으로 분류할 수 있습니다. |
1. 우선순위별 메일함 생성 2. 제목, 발신자 기준 자동분류 적용 3. 중요메일 체크기능 활용 |
사무업무, 고객지원, 경영업무 |
| 처리상태별 |
메일의 처리 상태에 따라 폴더를 만들어 관리합니다. 예를 들어, "처리 중", "대기 중", "완료"와 같은 폴더를 사용하여 현재 상황을 한눈에 볼 수 있습니다. |
1. 처리상태별 메일함 생성 2. 자동분류, 태그 적용 |
CS, 고객지원, 서비스업 |
| 발신자별 | 주요 고객, 협력사, 팀원 등 발신자별로 폴더를 만들어 관리합니다. 이렇게 하면 특정 발신자와의 커뮤니케이션을 쉽게 추적할 수 있습니다. |
1. 발신자 분류별 메일함 생성 2. 발신자 기준 자동분류 적용 |
영업, 일반 업무 |
| 주제별 | 메일을 주제별로 나누어 폴더를 구성합니다. 예를 들어, "회의", "제안서", "보고서" 등으로 분류하면 특정 주제에 대한 메일을 쉽게 찾을 수 있습니다. |
1. 업무 주제별 메일함 생성 2. 제목 기준으로 자동분류 적용 |
일반 업무, 기획, 경영업무 |
자신만의 메일 분류 기준을 정했다면, 다우오피스의 메일 분류 기능 중 어떤 방식을 적용할지 선택합니다.
2. 분류 방법(기능) 선택
| 기능 | 내용 | 적용방법 |
|---|---|---|
| 자동분류 | 발신자, 수신자, 메일 제목에 따라 메일함 이동, 태그 적용이 가능합니다. | 메일 환경설정 > 자동분류 |
| 자동전달 |
발신자 메일주소, 도메인 주소에 따라 자동전달 메일 주소로 메일을 전달(포워딩)합니다. |
메일 환경설정 > 자동전달 |
| 태그 | 태그를 추가하고 메일별로 적용합니다. 하나의 메일에 여러개의 태그를 적용할 수 있습니다. |
메일 메뉴 > +태그 추가 메일 환경설정 > 메일함 > 태그 |
| 중요메일 표시 | 개별 메일에 "중요메일" 표시를 남깁니다. 빠른검색함과 상세검색에서 중요메일만 분류해서 조회 가능합니다. |
메일 리스트 메일 상세보기 제목 옆 |
| 빠른검색 | 다우오피스 메일에서 기본제공되는 분류함으로 중요메일, 안읽은메일, 오늘/어제온메일 등 조건에 따라 빠른 조회가 가능합니다. | 메일 기본메뉴 > 빠른검색 |
제공되는 기능을 활용해서 메일을 분류하거나 쉽게 조회하실 수 있습니다.
3. 자동분류 설정하기
마지막 단계입니다. 분류 기준을 정했고 어떤 형태로 분류할지 기능을 선택했다면, 이제 해당 분류 방식을 설정하면 됩니다. 자동분류 기능을 설정 후 수신한 메일부터 적용되게 때문에 기존에 수신한 메일은 조건검색등으로 1차 분류한 후 메일함 이동 기능을 이용해 수동으로 분류해야 합니다.
자동분류, 자동전달 조건, 태그 등은 설정 이후에도 수시로 수정할 수 있기 때문에 처음에는 중요하지 않은 메일을 받은편지함에서 분리(정리)하는 방식으로 접근하고, 특정 업무, 발신자별로 중요하게 관리해야할 메일을 추가로 분류하는 방식을 추천합니다.
자세한 자동분류 설정 및 조건에 대해 알아보도록 하겠습니다.
자동분류 적용
메일 자동분류 적용을 위해 메일함을 추가로 생성합니다.
1. 메일함 생성
사용자별로 메일함을 생성합니다.
- +메일함 추가 클릭
- 추가 생성할 메일함 이름 입력
- 확인 클릭
메일함 순서 조정이 안되요.
메일함의 순서는 숫자, 영문, 한글 오름차순으로 고정되어, 사용자가 수동으로 조정할 수 없습니다. 메일함 머릿말을 이용해서 조정하실 수 있습니다. (예 : 1,2,3 - A,B,C - ㄱ,ㄴ,ㄷ)
메일함 생성 개수, 하위메일 단계 제한
메일함과 하위메일함 단계는 제한 없이 설정할 수 있습니다.
7단계 이상 하위메일함은 목록에서 바로 표시되지 않으며, 메일함 더보기에서만 선택하실 수 있습니다.
2. 자동분류 조건 적용
메일을 자동분류하기 위해 조건을 적용합니다.
- 메일 환경설정 클릭
- 자동분류 클릭
- 적용함 체크
- 자동분류 규칙 [+추가] 클릭
- 메일 자동분류 상세 조건 설정
- 확인 클릭
- 저장 클릭
<자동분류 규칙 설정 조건>
메일함 이동과 태그를 동시에 적용할 수 있나요?
자동 분류 조건별로 1개의 분류 처리 방식만 적용 가능합니다.
자동분류시 and 조건 이외에 or 조건으로도 분류할 수 있나요?
발신자, 수신자, 제목에 대해 포함시 and 조건만 적용할 수 있습니다.
자동분류된 메일함의 메일을 특정 사용자에게 자동전달하고 싶어요.
특정 메일함에 수신된 메일을 자동전달하는 기능은 제공하지 않습니다. 메일함 공유 기능을 이용하시면 특정 메일함을 부서, 사용자에게 공유할 수 있습니다. 공유받은 메일은 답장하거나 전달할 수 있습니다.
메일 태그
메일 태그(라벨) 기능을 이용해서 보다 다양한 분류가 가능합니다.
- +태그 추가 클릭
- 태그 이름 입력
- 태그 색상 선택
- 확인 클릭
태그 생성 개수는 제한이 있나요?
메일 분류 태그는 최대 100개 까지 생성하실 수 있습니다.
메일 자동전달
메일을 공유할 사용자에게 수신된 메일을 자동으로 전달하는 기능입니다.
1. 자동전달 설정 : 수신한 모든 메일이 자동전달 설정에 따라 자동으로 여러 사용자에게 전달되므로 쉬운 공유가 가능합니다. 다만 자동전달할 메일을 수동으로 관리(추가/삭제) 해야하고, 수신한 모든 메일이 구분없이 전달되는 단점이 있습니다.
2. 예외 자동전달 규칙 : 보낸사람의 메일 주소, 보낸사람의 메일 도메인(@domain.com)별로 조건이 일치하면 특정 사용자에게 메일을 자동전달 할 수 있습니다. 발신자 기준으로 메일을 전달할 필요가 있는 경우 효율적으로 이용할 수 있습니다. (예 : 매월 고정적으로 발행되는 세금계산서, 고지서 등)
자동전달 기능을 이용하기 위해서는 관리자페이지에서 메일그룹에 메일 자동전달 설정을 적용해야 합니다.
ⓘ 관리자만 접근 가능한 기능입니다.
- 관리자페이지 접속
- 메뉴관리 > 메일 > 메일 그룹 클릭
- 자동 전달 설정 [사용] 선택
- 최대 자동 전달 수 설정 (기본 값 : 10개)
- 하단의 [저장] 클릭
사용자 화면에서 메일 자동전달 설정을 적용해보겠습니다.
- 환경설정 클릭
- 자동전달 클릭
- 적용함 선택
- 예외 자동전달 규칙 [+추가] 클릭
- 자동 전달 규칙 설정 적용
(1. 발송자 메일주소, 2. 발송회사 도메인) - 전달할 메일 주소 입력 후 추가 클
- 확인 클릭
- 저장 클릭