메일 서명, 메일 배너 안내
메일 서명과 메일 배너는 이메일의 끝(하단)에 첨부되는 개인/회사 정보가 포함된 콘텐츠 블록입니다.
메일 서명 기능을 이용하면 이메일 작성시 매번 발신자 정보를 일일이 입력할 필요 없이 사전 등록한 정보가 자동으로 메일 하단에 포함되고, 수신자 쪽에서는 메일 서명으로 발신자 정보(소속, 담당업무, 연락처)를 한눈에 확인 할 수 있습니다.
발신자 정보 외에도 회사와 브랜드를 소개하거나, 마케팅 문구를 통해 클릭과 트래픽을 유도하기 위한 수단으로 이용되기도 합니다. 깔끔하고 정돈된 디자인의 메일 서명은 회사의 이미지와도 연결되며, 비즈니스 메일을 많이 이용하는 회사에서는 통일된 메일 서명을 반드시 이용하는 편입니다.
다우오피스에는 메일 서명과 메일 배너를 보다 편리하게 이용하실 수 있도록 기능 제공 해드리며, 어떻게 메일서명을 구성하고 설정하는지 자세히 안내 해드리겠습니다.
| 다우오피스에서 메일 서명과 메일 배너 적용 예시 |
|---|
메일 서명, 배너 차이점
메일서명과 메일배너는 모두 메일 하단에 자동으로 삽입되는 정보이지만 기능에 차이점이 있습니다.
| 구분 | 메일 서명 | 메일 배너 |
|---|---|---|
| 적용 위치 | 메일 본문 하단에 포함 | 메일 최하단 |
| 등록 메뉴 | 사용자 화면 - 메일 환경설정 - 서명 | 사이트관리자 - 메뉴관리 - 메일배너 |
| 수정 권한 | 사용자별 | 관리자만 |
| 적용 대상 | 개인별 선택 적용 | 전체 사용자 일괄 적용 (일부 미적용 불가) |
| 활용 | 발송자 정보, 서비스/브랜드 정보 | 회사 공통 정보, 메일 보안 규정 |
메일 발송자 본인 정보와 회사, 브랜드를 알리기에 적합한 메일 서명은 사용자 개인별로 설정해서 이용하고,
전직원들에게 공통/강제 적용되는 메일 배너는 메일 보안, 주의사항 문구나 회사의 캠페인, 캐치프레이즈를 알리기 위한 용도에 적합합니다.
사용 목적에 따라 메일 서명과 메일 배너를 이용하시면 메일 수신자에게 신뢰감을 높이거나, 메일을 통한 회사 홍보 목적에도 효과적으로 적용하실 수 있습니다.
메일 서명과 배너를 적용하기 위한 방법을 안내해 드리겠습니다.
메일 서명 준비 (관리자)
우리회사 전직원이 통일된 디자인으로 메일 서명을 등록하기 위해서 운영자, 관리자가 먼저 메일 서명 템플릿을 준비합니다.
- 메일 서명 템플릿 준비하기
- HTML 형태 또는 이미지 형태로 준비할 수 있습니다. 편집이 가능한 HTML형태를 추천합니다.
- 메일 서명에 이미지 삽입이 필요한 경우 별도 웹서버에 이미지를 업로드하여 적용합니다.
- 회사의 메일 서명을 새로 만들어야 한다면, 마이크로소프트의 메일서명템플릿을 참고해 보세요. - 게시판에 템플릿을 포함하여 게시물 등록하기
- 메일 서명 템플릿이 준비되었다면, 전사게시판등에 해당 템플릿을 등록하고 전직원에게 배포합니다.
ⓘ 이미지를 게시물에 첨부 파일로 업로드하면 안되는 이유
다우오피스 게시판은 다우오피스에 로그인한 사용자만 접근할 수 있고,
게시판에 첨부한 이미지로 메일 발송시 이미지 접근 권한이 없는 경우 깨짐 현상이 발생합니다.
어디서나 접근이 가능한 웹서버에 이미지를 올려두셔야 안전하게 메일 서명을 이용할 수 있습니다.
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메일 서명 등록 (사용자)
사용자가 본인의 메일서명을 직접 설정하여 적용할 수 있습니다.
(관리자가 메일서명을 일괄 적용하는 기능은 제공하지 않습니다.)
- 메일 서명 템플릿 HTML 코드 복사
- 메일 > 설정 > 서명 메뉴 클릭
- +추가 클릭
- 서명 제목 입력
- 기본 서명 체크
- 에디터에 메일 서명 템플릿 붙여넣기 후 개인정보 수정
- 확인 클릭하여 메일 서명 등록 완료
여러개의 메일 서명을 등록해두고 발송시 선택해서 적용하는 방법
메일서명을 여러개 등록하신 후 메일쓰기 에디터 하단 서명 선택창에서 발송시 적용할 메일 서명을 선택할 수 있습니다.
메일 배너 안내
메일 배너는 전체 직원에게 공통 적용되는 콘텐츠 블록으로 관리자가 설정할 수 있습니다.
회사의 주요 프로모션 내용, 캐치프레이즈 문구, 메일 수신자에게 적용할 보안 문구 등을 일괄 적용하는데 활용할 수 있으며 목적에 따라 다양한 활용이 가능합니다.
하지만, 너무 복잡하거나 많은 내용을 작성할 경우 메일 회신이 빈번한 경우 정작 메일 본문의 가독성을 해칠 수 있기 때문에 되도록 간결하고 반드시 필요한 내용만 작성하시는 것을 권장합니다.
메일 배너 적용시 고려할만한 구성 요소들을 살펴보면,
- CTA (Call To Action) 버튼 : 디자인된 HTML 또는 이미지, 버튼등을 통해 참여, 반응 유도
- SNS 미디어 링크 : 회사, 서비스 정보를 자세히 알아볼 수 있는 채널 홍보
- 마케팅 문구를 포함한 하이퍼링크
- 메일 보안 문구 (한글/영어)
등을 적절하게 배치하여 구성할 수 있습니다.
메일 배너 적용 방법
ⓘ 관리자만 가능한 기능입니다.
메일 배너를 적용하는 방법을 알아보겠습니다.
- 관리자페이지 > 메뉴관리 > 메일 > 메일배너 클릭
- 메일 배너 사용함 클릭
- 배너설정 미리보기에서 편집 클릭
- 메일 배너 내용 작성 후 저장하여 메일 배너 설정 완료
특정 부서나 사용자만 메일배너를 적용할 수 있나요?
메일 배너는 전체 사용자에게 공통 적용되는 영역으로 일부 부서, 사용자만 적용할 수 없습니다. 특정 부서, 사용자만 배너내용 적용이 필요한 경우에는 사용자별로 메일 서명을 설정하는 방법을 고려해보시면 좋을 것 같습니다.