다우오피스 결재 프로세스
다우오피스 전자결재는 문서를 작성하고 결재하는 기본 프로세스 뿐만 아니라
우리회사 처리방식에 따라 선택 가능한 합의,확인/감사 기능도 설정하여 사용이 가능 합니다.
결재가 완료된 문서는 문서함으로 자동 보관되며, 외부 공문 발송 기능과 타부서에 전달 기능도 제공합니다.
전자결재의 다양한 기능 중 기본 프로세스 이외 기능은, 설정을 통해 사용여부를 결정하고 세부 옵션을 설정하실 수 있습니다.
결재유형 안내
1. 결재
- 결재는 상신된 문서를 승인하는 행동으로, 결재라인의 최종결재자가 승인하면, 문서의 결재 프로세스는 완료 됩니다.
- 중간 결재자가 문서를 승인하면, 다음 결재자에게 알림과 함께 결재문서가 전달 됩니다.
- 최종결재 시, 문서번호가 채번되며, 문서에 '문서번호'가 자동으로 저장 됩니다.
2. 반려
- 반려는 상신된 문서를 승인하지 않고 반환하는 행동으로, 반려된 문서는 최초 기안자에게 전달 됩니다.
- 반려된 문서는 수정 후 재기안 상신이 가능 합니다.
- 옵션설정에 따라 전단계 반려가 가능 합니다.
1. 선결재
- 선결재는 결재 예정자가 자신의 결재 순서가 되기 전에 미리 결재하는 기능 입니다.
- 옵션설정을 통해 가능하며, 결재예정문서에 '선결재' 버튼이 나타납니다.
- 최종결재자가 선결재를 하면 문서의 결재상태는 완료처리 됩니다.
2. 후결
- 후결은 선결재에 의해 최종결재자가 먼저 결재 후, 중간결재자가 결재하는 기능 입니다.
- 선결재로 결재가 완료된 문서라도, 해당 결재자의 결재대기문서로 남아 이를 처리할 때 후결이 됩니다.
- 후결문서는 이미 최종결재자에 의해 결재가 완료되었기 때문에 반려는 불가능 합니다.
ⓘ 전자결재 문서 대결, 후열 표시 예
1. 대결
- 대결은 파견이나 병가, 휴가 등 장기부재시에 다른 사람에게 결재권한을 위임하여 대신 결재권한을 가지는 기능 입니다.
- 대결자는 원래의 결재자와 동일한 권한을 가지게 됩니다.
2. 후열
- 대결자가 결재한 문서를 원래의 결재자가 추후에 열람할 수 있는 기능 입니다.
- 대결자가 결재를 완료한 문서라도, 원래의 결재자의 결재 대기문서로 남아 후열이 가능 합니다.
- 결재란에는 대결자의 결재정보가 기록되고, 후열 이력은 문서정보에만 표시 됩니다.
- 후열문서는 대결자에 의해 이미 결재가 완료되었기 때문에 반려가 불가능 합니다.
- 전결은 최종 결재자가 결재 전 결재 프로세스를 완료하는 것으로, 내부규정에 따라 중요도가 낮은 문서를 미리 결재완료 처리할 수 있는 기능 입니다.
- 전결은 옵션 기능으로 양식별로 사용여부를 설정하여 사용이 가능 합니다.
1. 확인
- 결재 기능과 동일하게 결재와 반려가 가능한 기능 입니다.
- 문서의 결재선에 나타나지 않고 '확인' 기록이 문서의 결재 이력으로 남게 됩니다.
2. 감사
- 상신된 문서를 '결재'할 수 있지만, '반려'는 할 수 없는 기능 입니다.
- 확인과 다르게 결재정보가 문서의 결재선에 나타나게 됩니다.
- 옵션에 따라 '반려' 기능을 사용할 수 있습니다.
문서관리
전자결재가 완료된 모든 문서는 문서함에 저장 됩니다.
모든 문서는 전사 문서함에 보관되고 접근권한에 따라 문서함에 접근하여 문서를 확인할 수 있습니다.
사용자에게는 기본적으로 개인 문서함과 부서 문서함을 확인할 수 있습니다.
개인문서함은 본인이 작성하고 결재가 완료된 문서를 확인할 수 있고,
부서문서함은 소속된 부서의 문서를 확인 할 수 있습니다.
(부서원이 작성한 문서도 공개여부에 따라 열람여부를 설정할 수 있습니다.)
전사 문서함
전사문서함은 회사의 모든 문서가 저장되는 공간으로, 결재문서의 보관/열람 목적으로 사용 합니다.
결재가 완료되면 모든 문서는 전사 문서함으로 자동 보관 됩니다.
관리자는 문서함을 생성하고 접근권한을 설정할 수 있습니다.
전사 문서함 설정
ⓘ 관리자만 가능한 기능입니다.
전사 문서함 관리자를 설정하기 위해 관리자 페이지로 이동 합니다.
우측상단 통합메뉴에서 설정(⚙) - 관리자 페이지를 클릭합니다.
[관리자페이지]>[메뉴관리]>[전자결재]>[전사문서함] 메뉴로 이동 합니다.
기본 문서함 외에 [추가] 버튼을 통해 신규 문서함 등록이 가능 합니다.
문서함 이름과, 문서함 설명을 확인하고 사용여부를 설정 합니다.
사용여부 설정에 따라 해당 문서함이 조회 됩니다.
접근권한 설정을 통해 해당 문서함의 접근권한자를 설정할 수 있습니다.
모든 사용자가 접근 가능하도록 하려면 '전체사용자', 일부 사용자만 접근 가능하도록 하려면 '일부사용자'를 선택하고 조직도에서 사용자 또는 부서를 지정하고 [저장] 합니다.
결재양식별로 보관되는 전사 문서함을 지정할 수 있습니다.
[관리자페이지]>[전자결재]>[결재양식] 메뉴에서 양식별로 전사 문서함 보관 폴더를 지정하면,
문서 결재가 완료되면 해당 전사 문서함으로 자동저장 됩니다.
전사 문서함 사용
문서함에 접근권한이 설정된 사용자는 [전사 문서함] 메뉴가 조회되고, 메뉴로 이동하면 권한이 설정된 문서함 리스트를 확인할 수 있습니다.
전사 문서함 접근권한이 있는 사용자는 문서 리스트를 확인하고, 이동/삭제/목록 다운로드의 편집을 할 수 있고, 문서를 클릭하면 해당 기안문서를 확인할 수 있습니다.
부서 문서함
부서 문서함은 전사 문서함과 마찬가지로 부서의 모든 문서가 저장되는 공간 입니다.
부서원들의 결재문서의 보관/열람을 목적으로 사용 합니다.
결재가 완료되면 모든 문서는 부서 문서함으로 자동보관되고, 공개여부에 따라 문서열람을 제한할 수 있습니다.
부서 문서함 설정
ⓘ 관리자만 가능한 기능입니다.
[관리자페이지]>[메뉴관리]>[전자결재]>[부서 문서함] 메뉴에서 부서별 문서함을 설정할 수 있습니다.
먼저, [사용설정]을 통해 부서 문서함을 사용할 부서를 선택 합니다.
다음으로, [부서선택]을 통해 문서함을 설정할 부서를 조직도에서 선택 합니다.
환경설정(⚙️)을 통해서 해당부서의 문서함 담당자와 문서함을 추가하고 관리할 수 있습니다.
[담당자 추가]로 해당부서의 담당자를 지정하고, [추가]를 통해 부서문서함을 등록하면
해당 부서의 사용자들에게 부서 문서함이 보여지고, 관리할 수 있습니다.
(부서 문서함은 기본 문서함을 제공하며, 별도 보관 및 관리가 필요할 경우 추가하여 사용 합니다.)
부서 문서함의 관리자는 해당 부서에 추가된 문서함을 확인할 수 있고, 기존 문서 이동, 삭제, 목록 다운로드를 통해 편집하고 관리할 수 있습니다.
모바일
전자결재 기능은 PC웹과 모바일 앱에서 동일한 기능을 제공합니다. 장소와 시간에 구애받지 않고 그룹웨어에 접속하여 결재 문서를 확인하고, 결재를 할 수 있습니다. 또한 모바일로 문서를 작성하여 결재를 상신하여 언제 어디서나 업무에 활용할 수 있습니다.