공문서 발송 기능
공문은 내부의 결재가 완료된 문서를 외부로 보내는 문서 입니다.
내부의 결재가 완료된 후 문서에 발신명의가 표시되어 메일을 통해 외부 사용자에게 발송 됩니다.
공문 발송 설정
ⓘ 관리자만 가능한 기능입니다.
공문 발송 설정을 위해 관리자 페이지에 접속합니다.
우측 상단 통합메뉴에서 설정(⚙️) - 관리자페이지를 클릭합니다.
[메뉴관리]>[전자결재]>[공문 발송 관리] 메뉴로 이동합니다.
- [추가] 버튼을 통해 사용할 공문양식을 등록 합니다.
- 양식제목을 입력하고, [양식 편집기]를 통해 공문으로 사용할 양식을 등록 합니다.
※ 공문양식 등록방법은 전자결재 양식 설정방법과 동일 합니다. 공문발송 문서 가이드↗ - 사용여부를 설정하고 [저장]을 클릭하면, 해당 문서를 공문으로 발송할 수 있습니다.
발신명의 관리
공문서 발송 시, 문서 하단에 표시되는 발신자명 (회사명 또는 대표자) 을 설정 합니다.
직인 추가
공문 발송 시, 발신명의와 함께 표시할 직인 이미지를 등록 합니다.
결재양식 공문 발송 설정
[메뉴관리]>[전자결재]>[결재양식] 메뉴로 이동 합니다.
공문발송 기능을 사용하기 위해, 공문발송 대상 문서를 선택 합니다.
- 해당문서의 공문발송기능을 '사용'으로 설정 합니다.
- 공문설정에서 설정한 양식, 발신명의, 직인을 차례로 설정 합니다.
- 사용자 변경 가능 옵션은 공문 양식이나 발신명의, 직인을 여러가지로 사용하는 경우,
작성자가 공문 양식을 선택하여 작성할 수 있습니다.
공문 발송 승인 설정
공문 발송 전, 내부 승인에 따라 발송하고자 하는 경우 아래 설정을 설정하면, 공문 발송 전 내부승인 후 발송이 가능 합니다.
[메뉴관리]>[전자결재]>[전자결재 기본설정] 메뉴에서, '공문 발송 승인 설정' 사용여부를 설정 합니다.
[메뉴관리]>[전자결재]>[결재 관리자 설정] 메뉴에서, '전사 공문 발송 관리자'를 설정하면, 해당 승인자의 승인 후 공문이 발송 됩니다.
공용 주소록 추가
공용 주소록은 회사에서 공통으로 사용하는 주소록으로 공문 발송 시, 사용 합니다.
공용 주소록에 추가 되어야 있어야만 공문을 발송할 수 있습니다.
- [메뉴관리]>[주소록]>[공용 주소록] 메뉴로 이동 합니다.
- [추가] 버튼을 클릭하고, 공문발송 전용 연락처 그룹을 생성 합니다.
- 주소록의 운영자, 열람자 정보를 설정 합니다.
- 설정된 대상자에게 [주소록] 기능에서, 공문발송 주소록이 나타나게 됩니다.
- [연락처 추가하기] 를 통해 공문발송 대상 연락처를 추가하고 관리할 수 있습니다.
공문 발송 방법
- 전자 결재 작성
- [전자결재] 메뉴에서, 발송할 공문서 양식을 선택 합니다.
- [결재정보]를 클릭하고, [공문서 수신처]에서 공용 주소록을 통해 발송 대상자를 지정 합니다.
- 발신명의, 직인, 시행문은 [사용자 변경 기능 옵션]을 설정한 경우 변경이 가능 합니다.
- [시행문 보기]를 선택하면 발송할 시행문을 확인할 수 있습니다.
- 공문 발송
공문발송 승인자를 설정한 경우, 발송 관리자가 [공문 문서함]에서 문서를 확인하고 승인 후 발송 됩니다.
- [전자결재]>[공문 문서함]에서 승인이 필요한 문서를 확인 합니다.
- 문서를 클릭하면 문서를 확인할 수 있고, [승인] 을 클릭하면 공문발송이 완료 됩니다.
공문서함
전사 공문 발송 관리자로 지정된 사용자는 [전사 공문 발송함]을 확인할 수 있습니다.
회사에서 발송된 모든 공문 내역을 확인하고 관리할 수 있습니다.