문서관리
전자결재가 완료된 모든 문서는 문서함에 저장 됩니다.
기본적으로 모든 문서는 전사 문서함에 보관되고 접근권한에 따라 문서함에 접근하여 문서를 확인할 수 있습니다.
사용자에게는 기본적으로 개인 문서함과 부서 문서함을 확인할 수 있습니다.
개인문서함은 본인이 작성하고 결재가 완료된 문서를 확인할 수 있고, 부서문서함은 소속된 부서의 문서를 확인 할 수 있습니다. (부서원이 작성한 문서도 공개여부에 따라 열람여부를 설정할 수 있습니다.)
개인 문서함
개인문서함은 사용자가 작성, 결재, 참조, 열람 등 직접 작성하거나 결재/합의 또는 참조/열람자로 지정된 문서를 확인하고 관리하는 문서함 입니다.
- 기안 문서함 : 사용자가 기안한 모든 문서를 확인할 수 있습니다.
- 임시 저장함 : 작성이 완료되지 않은 문서로 아직 작성중인 문서나, [임시저장]을 통해 저장된 문서를 확인할 수 있습니다.
- 결재 문서함 : 합의 또는 결재자로 지정되어 결재가 완료되거나 예정 문서를 확인할 수 있습니다.
- 참조/열람 문서함 : 참조자 또는 열람자로 지정된 문서를 확인할 수 있습니다.
- 수신 문서함 : 수신자 또는 수신부서로 지정된 문서를 확인할 수 있습니다.
- 발송 문서함 : 수신처를 지정하여 발송한 문서를 확인할 수 있습니다.
- 공문 문서함 : 공문 발송 관리자로 지정되어 공문발송 문서를 확인할 수 있습니다.
전사 문서함
전사문서함은 회사의 모든 문서가 저장되는 공간으로, 결재문서의 보관/열람 목적으로 사용 합니다.
결재가 완료되면 모든 문서는 전사 문서함으로 자동 보관 됩니다.
관리자는 문서함을 생성하고 접근권한을 설정할 수 있습니다.
전사 문서함 설정
ⓘ 관리자만 가능한 기능입니다.
전사 문서함 관리자를 설정하기 위해 관리자 페이지로 이동 합니다.
우측상단 통합메뉴에서 설정(⚙) - 관리자 페이지를 클릭합니다.
[관리자페이지]>[메뉴관리]>[전자결재]>[전사문서함] 메뉴로 이동 합니다.
기본 문서함 외에 [추가] 버튼을 통해 신규 문서함 등록이 가능 합니다.
문서함 이름과, 문서함 설명을 확인하고 사용여부를 설정 합니다.
사용여부 설정에 따라 해당 문서함이 조회 됩니다.
접근권한 설정을 통해 해당 문서함의 접근권한자를 설정할 수 있습니다.
모든 사용자가 접근 가능하도록 하려면 '전체사용자', 일부 사용자만 접근 가능하도록 하려면 '일부사용자'를 선택하고 조직도에서 사용자 또는 부서를 지정하고 [저장] 합니다.
결재양식별로 보관되는 전사 문서함을 지정할 수 있습니다.
[관리자페이지]>[전자결재]>[결재양식] 메뉴에서 양식별로 전사 문서함 보관 폴더를 지정하면, 문서 결재가 완료되면 해당 전사 문서함으로 자동저장 됩니다.
전사 문서함 사용
문서함에 접근권한이 설정된 사용자는 [전사 문서함] 메뉴가 조회되고, 메뉴로 이동하면 권한이 설정된 문서함 리스트를 확인할 수 있습니다.
전사 문서함 접근권한이 있는 사용자는 문서 리스트를 확인하고, 이동/삭제/목록 다운로드의 편집을 할 수 있고, 문서를 클릭하면 해당 기안문서를 확인할 수 있습니다.
부서 문서함
부서 문서함은 전사 문서함과 마찬가지로 부서의 모든 문서가 저장되는 공간 입니다.
부서원들의 결재문서의 보관/열람을 목적으로 사용 합니다.
결재가 완료되면 모든 문서는 부서 문서함으로 자동보관되고, 공개여부에 따라 문서열람을 제한할 수 있습니다.
부서 문서함 설정
ⓘ 관리자만 가능한 기능입니다.
[관리자페이지]>[메뉴관리]>[전자결재]>[부서 문서함] 메뉴에서 부서별 문서함을 설정할 수 있습니다.
[사용설정]을 통해 부서 문서함을 사용할 부서를 선택 합니다.
다음으로, [부서선택]을 통해 문서함을 설정할 부서를 조직도에서 선택 합니다.
환경설정(⚙️)을 통해서 해당부서의 문서함 담당자와 문서함을 추가하고 관리할 수 있습니다.
[담당자 추가]로 해당부서의 담당자를 지정하고,
[추가]를 통해 부서문서함을 등록하면 해당 부서의 사용자이 부서 문서함을 조회할 수 있습니다.
(부서 문서함은 기본 문서함을 제공하며, 별도 보관 및 관리가 필요할 경우 추가하여 사용 합니다.)
부서 문서함의 관리자는 해당 부서에 추가된 문서함을 확인할 수 있고, 기존 문서 이동, 삭제, 목록 다운로드를 통해 편집하고 관리할 수 있습니다.